Varainhankinnan käytännön järjestäminen
Varainhankinta sujuu paremmin, kun vastuut ovat selvät
Olipa varainhankintaa tekemässä koululuokka, urheilujoukkue tai muu ryhmä, onnistunut varainhankinta on ennen kaikkea yhteistyötä. Kun alusta lähtien on selvää, kuka koordinoi toimintaa, kuka huolehtii yhteisistä rahoista ja miten tehtävät jaetaan, tekeminen pysyy hallinnassa eikä vastuu kasaannu yhdelle ihmiselle.
Koululuokassa vastuuta jakavat usein oppilaiden vanhemmat tai huoltajat. Urheilujoukkueessa mukana voivat olla esimerkiksi joukkueenjohtaja, rahastonhoitaja, valmentajat ja vanhemmat. Nimikkeet ja käytännöt vaihtelevat, mutta perusajatus on sama: jonkun täytyy pitää kokonaisuus koossa, mutta kenenkään ei pitäisi joutua hoitamaan kaikkea yksin.
Tässä osiossa käymme käytännönläheisesti läpi ryhmänvetäjän ja rahastonhoitajan tehtäviä, yhteisten rahojen hoitamista, koululuokan tai joukkueen pankkitiliin liittyviä käytäntöjä sekä asioita, joista kannattaa sopia jo ennen ensimmäisen varainhankinnan aloittamista.
Hyvä organisointi ei tarkoita raskasta hallintoa tai turhaa byrokratiaa. Usein riittää, että vastuut on jaettu, tärkeät päätökset kirjattu muistiin ja kaikilla on yhteinen käsitys siitä, miten varainhankinta ja rahojen käsittely hoidetaan.
👤 Ryhmänvetäjä – kuka toimii ryhmänvetäjänä?
Koululuokassa ryhmänvetäjä on usein yksi vanhemmista tai huoltajista, joka ottaa vastuulleen varainhankinnan koordinoinnin. Hän voi esimerkiksi välittää tietoa muille vanhemmille, pitää huolta aikatauluista ja varmistaa, että sovitut tehtävät tulevat hoidetuiksi.
Urheilujoukkueessa vastaava henkilö voi olla joukkueenjohtaja, varainhankintavastaava tai joku joukkueen vanhemmista. Joukkueenjohtajan ei kuitenkaan tarvitse automaattisesti vastata myös varainhankinnasta. Jos joukkueessa on paljon toimintaa, erillisen varainhankintavastaavan nimeäminen voi jakaa työmäärää huomattavasti.
Muun yhdistyksen tai harrastusryhmän kohdalla tehtävän voi ottaa esimerkiksi hallituksen jäsen, vastuuhenkilö tai muu yhdessä sovittu henkilö.
Millainen on hyvä ryhmänvetäjä?
Ryhmänvetäjän ei tarvitse olla ryhmän äänekkäin, sosiaalisin tai paras myyjä. Paljon tärkeämpää on, että hän on luotettava, järjestelmällinen ja valmis pitämään kokonaisuuden liikkeessä.
Hyvä ryhmänvetäjä on esimerkiksi:
- luotettava ja huolellinen
- järjestelmällinen
- selkeä viestijä
- kohtuullisen helposti tavoitettavissa
- valmis muistuttamaan sovituista asioista
- tasapuolinen kaikkia osallistujia kohtaan
- rauhallinen myös silloin, kun suunnitelmat muuttuvat
- valmis jakamaan tehtäviä muille.
Ryhmänvetäjän tärkeimpiä taitoja onkin delegointi. Hänen tehtävänsä ei ole järjestää yksin myyjäisiä, hoitaa tilauksia, kerätä kaikkia maksuja ja suunnitella samalla luokkaretkeä tai joukkueen turnausmatkaa.
Jakakaa vastuut
Koululuokassa yksi vanhempi voi koordinoida varainhankintaa, toinen toimia rahastonhoitajana ja muut ottaa vastuulleen esimerkiksi myyjäiset, tapahtumat, retkijärjestelyt tai viestinnän.
Urheilujoukkueessa tehtävät voidaan jakaa esimerkiksi joukkueenjohtajan, rahastonhoitajan, varainhankintavastaavan ja vanhempien kesken. Yksi voi koordinoida tuotemyyntiä, toinen järjestää talkoot ja kolmas vastata turnauksen tai muun tapahtuman järjestelyistä.
Näin varainhankinta ei jää yhden aktiivisen vanhemman tai joukkueenjohtajan harteille.
Mitä ryhmänvetäjä tekee ennen varainhankinnan aloittamista?
Ennen ensimmäistä kampanjaa kannattaa sopia ainakin:
- mitä varten rahaa kerätään
- kuinka paljon rahaa tavoitellaan
- millä aikataululla tavoite pyritään saavuttamaan
- millaisia varainhankintatapoja käytetään
- kuka toimii rahastonhoitajana
- miten tulot ja menot kirjataan
- miten ryhmän sisäinen viestintä hoidetaan
- miten tehtävät ja vastuut jaetaan
- kuka voi tehdä ryhmän puolesta päätöksiä
- miten kerättyjen varojen käytöstä päätetään.
Urheilujoukkueessa kannattaa lisäksi tarkistaa oman seuran ohjeet ja käytännöt ennen varainhankinnan aloittamista. Seuralla voi olla omat sääntönsä esimerkiksi joukkueen rahaliikenteestä, pankkitileistä, laskutuksesta ja varainhankinnan järjestämisestä.
Kampanjan aikana ryhmänvetäjä pitää kaikki kartalla
Kun varainhankinta on käynnissä, ryhmänvetäjän tehtävä on ennen kaikkea huolehtia tiedonkulusta.
Hän voi esimerkiksi ilmoittaa:
“Myyntiaikaa on vielä viikko.”
“Muistattehan palauttaa tilaukset sunnuntaihin mennessä.”
“Olemme jo puolessa välissä tavoitettamme!”
Pienet muistutukset ovat usein tehokkaampia kuin yksi pitkä ohje kampanjan alussa.
Myös onnistumisista kannattaa kertoa. Jos tavoitteena on kerätä 4 000 euroa ja kasassa on jo 2 700 euroa, sen näyttäminen koko ryhmälle voi kannustaa loppukiriin.
Ryhmänvetäjän ei tarvitse olla opettaja
Koululuokan varainhankinnassa ryhmänvetäjänä toimii usein oppilaan vanhempi tai muu huoltaja. Tämä voi olla hyvä ratkaisu myös siksi, ettei luokan yhteisen vapaa-ajan varainhankinnan järjestäminen automaattisesti kuulu opettajan tehtäviin.
Opettajan kanssa kannattaa tietenkin sopia koulua, oppilaita ja viestintää koskevista käytännöistä, mutta vanhemmat voivat jakaa varsinaisen varainhankinnan järjestämiseen liittyvät tehtävät keskenään.
Entä jos ryhmänvetäjä haluaa lopettaa?
Koululuokan varainhankinta voi jatkua useita vuosia ja urheilujoukkueen toiminta vielä pidempään. Vanhempia tulee ja lähtee, pelaajat vaihtavat joukkuetta ja vastuuhenkilöt vaihtuvat.
Siksi tärkeiden tietojen ei pitäisi olla vain yhden henkilön sähköpostissa, puhelimessa tai muistissa. Sovitut käytännöt, tärkeät asiakirjat, taloustiedot ja keskeneräiset asiat kannattaa säilyttää niin, että vastuu voidaan tarvittaessa siirtää hallitusti seuraavalle henkilölle.
💡 Ryhmänvetäjän tärkein tehtävä
Ryhmänvetäjän ei tarvitse tehdä eniten. Hänen tärkein tehtävänsä on pitää kokonaisuus liikkeessä.
Kun tavoite on selkeä, tehtävät on jaettu, aikataulut ovat kaikkien tiedossa ja rahaliikenne hoidetaan järjestelmällisesti, varainhankinta on huomattavasti helpompaa koko ryhmälle.
Hyvä ryhmänvetäjä ei kanna koko projektia yksin – hän huolehtii siitä, että projekti etenee yhdessä.
Rahastonhoitajan tehtävät – näin pidätte yhteiset rahat järjestyksessä
Kun koululuokka, urheilujoukkue tai muu ryhmä kerää rahaa yhteiseen tavoitteeseen, jonkun on pidettävä huolta siitä, että kaikki tulot ja menot pysyvät järjestyksessä. Tätä tehtävää hoitaa yleensä rahastonhoitaja tai muu ryhmän taloudesta vastaava henkilö.
Rahastonhoitajan ei tarvitse olla kirjanpitäjä tai talousalan ammattilainen. Tärkeämpää on, että hän on luotettava, tarkka ja järjestelmällinen ja että hänellä on aikaa pitää ryhmän rahatilanne ajan tasalla.
Koululuokassa rahastonhoitajaksi valitaan usein yksi vanhemmista tai huoltajista. Urheilujoukkueessa taloudenhoito voi kuulua joukkueen rahastonhoitajalle, joukkueenjohtajalle tai seuran nimeämälle henkilölle. Urheilujoukkueen kannattaa aina noudattaa oman seuran ohjeita, sillä rahaliikenne ja joukkueiden tilit voidaan hoitaa keskitetysti seuran kautta.
Millainen on hyvä rahastonhoitaja?
Rahastonhoitajan tärkein ominaisuus on luotettavuus. Hän käsittelee koko ryhmän yhteisiä varoja, joten kaikkien täytyy voida luottaa siihen, että rahat, maksut ja tositteet hoidetaan huolellisesti.
Hyvä rahastonhoitaja on esimerkiksi:
- tarkka ja järjestelmällinen
- luotettava
- valmis kirjaamaan tapahtumat säännöllisesti
- huolellinen kuittien ja muiden tositteiden kanssa
- valmis kertomaan ryhmälle avoimesti rahatilanteesta
- kykenevä pitämään yhteiset rahat erillään omista rahoistaan
- valmis siirtämään tiedot selkeästi seuraajalleen, jos rahastonhoitaja vaihtuu.
Tehtävään kannattaa valita henkilö, joka mieluummin kirjaa 23,50 euron ostoksen saman tien kuin yrittää kolmen kuukauden päästä muistella, mihin rahat oikein menivät. 😊
Mitä rahastonhoitaja käytännössä tekee?
Rahastonhoitaja seuraa ryhmän rahaliikennettä. Hänen pitäisi pystyä milloin tahansa selvittämään ainakin kolme asiaa:
Paljonko rahaa on tullut?
Mihin rahaa on käytetty?
Paljonko rahaa on tällä hetkellä jäljellä?
Käytännössä tehtäviin voi kuulua esimerkiksi myyntien ja muiden varainhankintatuottojen seuraaminen, laskujen maksaminen, kulujen kirjaaminen, kuittien säilyttäminen ja ryhmän rahatilanteesta raportoiminen.
Yksinkertainen taulukko riittää monelle ryhmälle. Siihen voidaan merkitä päivämäärä, tapahtuman selite, tulo, meno ja jäljellä oleva saldo.
Esimerkiksi:
| Päivä | Tapahtuma | Tulot | Menot |
|---|---|---|---|
| 15.9. | Tuotemyynnin tuotto | 1 250 € | |
| 2.10. | Myyjäisten tuotto | 480 € | |
| 15.10. | Bussin varausmaksu | 300 € | |
| 5.11. | Luokkaretken pääsymaksut | 425 € |
Näin ryhmän taloustilanne ei perustu kenenkään muistiin.
Yhteiset rahat erilleen omista rahoista
Ryhmän varoja ei kannata sekoittaa rahastonhoitajan tavalliseen henkilökohtaiseen rahankäyttöön. Erillinen tili tekee tulojen ja menojen seuraamisesta huomattavasti selkeämpää ja vähentää epäselvyyksien mahdollisuutta.
Koululuokalle voidaan selvittää pankista koululuokan tai rekisteröimättömän yhteisön käyttöön sopivaa tiliä. Urheilujoukkueessa tilikäytännöt määräytyvät usein seuran mukaan, joten joukkueen ei pidä avata omaa tiliä ennen kuin asia on tarkistettu seuralta.
Säilyttäkää tositteet
Jokaisesta ryhmän rahankäyttöön liittyvästä menosta pitäisi jäädä tieto siitä, mitä ostettiin, milloin ja kuinka paljon se maksoi.
Kuitit voi säilyttää paperisina tai sähköisesti ryhmän käytäntöjen mukaan. Sähköisessä säilytyksessä esimerkiksi kuitin kuva kannattaa nimetä niin, että se löytyy myöhemminkin.
Pelkkä tilitapahtuma “24,90 € / kauppa” ei puolen vuoden päästä välttämättä kerro kenellekään, mitä ryhmälle ostettiin.
Rahatilanteen pitäisi olla avoin ryhmälle
Yhteisten rahojen hoidon ei pitäisi olla salaisuus, jonka tilanteen tietää vain rahastonhoitaja. Vanhemmille tai joukkueen vastuuhenkilöille kannattaa kertoa säännöllisesti esimerkiksi:
Kassassa 1.1. oli 2 350 €
Kevään aikana kerättiin 1 700 €
Kuluja oli 650 €
Kassassa on nyt 3 400 €
Raportoinnin ei tarvitse olla monimutkaista. Tärkeintä on, että ryhmällä on yhteinen käsitys siitä, paljonko rahaa on käytettävissä.
Älkää jättäkö kaikkea yhden henkilön varaan
Vaikka yksi henkilö toimii rahastonhoitajana, yhteisten rahojen käyttöön kannattaa sopia selkeät pelisäännöt.
Esimerkiksi voidaan sopia, kuka saa hyväksyä hankintoja, millaisista suuremmista menoista päätetään yhdessä ja kenellä on oikeus käyttää tiliä.
Ryhmänvetäjän ja rahastonhoitajan pitäminen eri henkilöinä on usein hyvä käytännön ratkaisu. Tällöin yksi henkilö koordinoi toimintaa ja toinen seuraa rahaliikennettä.
Urheilujoukkueessa nämä asiat määräytyvät kuitenkin ensisijaisesti seuran omien talousohjeiden mukaan.
Entä jos rahastonhoitaja vaihtuu?
Koululuokan tai joukkueen toiminta voi jatkua vuosia, joten vastuuhenkilö ehtii hyvin vaihtua matkan varrella.
Vaihdoksen yhteydessä kannattaa tehdä kunnollinen luovutus:
tilin saldo → kirjanpito/seurantataulukko → kuitit ja tositteet → avoimet laskut → sovitut tulevat maksut → muut tarvittavat tiedot.
Samalla mahdolliset pankkitilin käyttöoikeudet ja muut valtuudet pitää päivittää asianmukaisesti.
Näin uusi rahastonhoitaja ei joudu aloittamaan tehtäväänsä kysymyksellä: “Paljonko meillä muuten pitäisi olla rahaa?”
⚠️ Yksi tärkeä ero koululuokan ja urheilujoukkueen välillä
Koululuokka on yleensä epämuodollinen ryhmä, kun taas urheilujoukkue toimii tavallisesti rekisteröidyn urheiluseuran alaisuudessa. Siksi joukkueen rahat eivät ole asia, josta joukkue voi välttämättä päättää täysin itsenäisesti.
Urheilujoukkueen kannattaa aina tarkistaa seuran taloussäännöt ennen tilin avaamista, maksupalvelujen käyttöönottoa tai uuden varainhankinnan aloittamista.
Koululuokallakin kannattaa sopia yhteisten rahojen käytöstä ja vastuista kirjallisesti, vaikka kyse olisi vain lyhyestä yhdessä hyväksytystä muistiosta.
💡 Hyvä periaate: Yhteisiä rahoja pitäisi hoitaa niin selkeästi, että kuka tahansa ryhmän jäsenistä pystyy tarvittaessa ymmärtämään, mistä rahat ovat tulleet, mihin niitä on käytetty ja paljonko niitä on jäljellä.
Pankkitili koululuokalle – miten yhteisten rahojen tili järjestetään?
Kun koululuokka kerää rahaa esimerkiksi luokkaretkeä, leirikoulua tai muuta yhteistä tavoitetta varten, rahat kannattaa pitää erillään vanhempien omasta päivittäisestä rahankäytöstä. Erillinen tili helpottaa huomattavasti sen seuraamista, paljonko rahaa on kerätty, mitä tililtä on maksettu ja paljonko yhteisessä kassassa on jäljellä.
Koululuokka ei kuitenkaan ole samalla tavalla itsenäinen oikeushenkilö kuin esimerkiksi rekisteröity yhdistys. Siksi luokan pankkitili ei välttämättä toimi aivan samalla tavalla kuin yrityksen tai yhdistyksen tili.
Pankkien käytännöt myös vaihtelevat, joten ennen tilin avaamista kannattaa aina kysyä omasta pankista, millaista ratkaisua se tarjoaa koululuokalle tai muulle rekisteröimättömälle ryhmälle.
Voiko koululuokalle avata oman pankkitilin?
Kyllä, ainakin osa pankeista tarjoaa tähän mahdollisuuden.
Esimerkiksi Nordea kertoo, että henkilöasiakas voi perustaa käyttötilin koululuokalle tai muulle suullisin sopimuksin perustetulle yhteisölle sekä rekisteröimättömälle yhdistykselle. Pankki neuvoo ottamaan ensin yhteyttä asiakaspalveluun, kun tiliä suunnitellaan tällaiselle epäviralliselle yhteisölle.
Käytännöt voivat muuttua ja eri pankkien ratkaisut poiketa toisistaan, joten kannattaa vertailla myös tilin kustannuksia ja käyttömahdollisuuksia.
Kenen nimissä koululuokan tili on?
Tämä on tärkeä asia ymmärtää ennen tilin avaamista.
Esimerkiksi Nordean ohjeen mukaan rekisteröimättömän yhteisön pankkiasioiden hoitajaksi voidaan valita ryhmän jäsen, jonka nimiin tili avataan. Tilillä voi olla useita omistajia ja lisäksi käyttöoikeuden haltijoita.
Tämä tarkoittaa, ettei kyse välttämättä ole juridisesti samalla tavalla “luokan omasta tilistä” kuin rekisteröidyn yhdistyksen nimissä olevasta tilistä.
Nordean nykyisessä ohjeessa huomautetaan nimenomaan, että tällaisen tilin varat katsotaan pankin näkökulmasta lähtökohtaisesti tilinomistajien henkilökohtaisiksi varoiksi esimerkiksi kuolintapauksessa tai eri viranomaisten näkökulmasta. Pankki ei ratkaise sitä, kuuluvatko rahat tosiasiassa henkilölle vai sille yhteisölle, jota varten ne on kerätty.
Tämän vuoksi luokan yhteisiä rahoja varten avattavaa tiliä ei kannata perustaa vain omin päin tavalliseksi ylimääräiseksi henkilökohtaiseksi tiliksi selvittämättä asiaa pankin kanssa.
Pankilta kannattaa kysyä:
- voiko tilillä olla useampi omistaja tai käyttöoikeutettu
- miten käyttöoikeuksia myöhemmin muutetaan
- kuka pystyy maksamaan laskuja
- kuka näkee tilitapahtumat
- mitä tapahtuu, jos vastuuhenkilö vaihtuu
- mitä tili ja siihen liittyvät palvelut maksavat.
Sopikaa tilin avaamisesta kirjallisesti
Vaikka koululuokalla ei olisi virallista yhdistystä, tilin avaamisesta kannattaa tehdä lyhyt kirjallinen päätös tai muistio.
Siihen voidaan kirjata esimerkiksi: ”Luokan yhteisiä varoja varten avataan erillinen pankkitili.
Rahastonhoitajaksi valitaan XX.
Tilin käyttöoikeudet annetaan henkilöille XX ja XX.
Tiliä käytetään luokan yhteiseen varainhankintaan ja yhdessä päätettyihin menoihin.”
Tämä ei ole turhaa paperityötä. Nordeakin suosittelee rekisteröimättömälle yhteisölle pöytäkirjanotetta tai muistiota, jossa on päätetty tilin avaamisesta, omistajista, käyttöoikeutetuista ja tiliin liitettävistä palveluista.
Pitäkää luokan rahat erillään henkilökohtaisista rahoista
Vaikka tili olisikin teknisesti yhden tai useamman vanhemman nimissä, sitä tulee käyttää ainoastaan luokan yhteisiin raha-asioihin.
Sinne voidaan esimerkiksi vastaanottaa varainhankinnan tuottoja ja osallistumismaksuja sekä maksaa bussikuljetuksia, pääsymaksuja, majoituksia ja muita yhdessä hyväksyttyjä menoja.
Näin tiliotteesta muodostuu samalla selkeä historia luokan rahaliikenteestä.
Käyttäkää selkeitä viestejä ja viitenumeroita
Tilille tulevat maksut tulee nimetä mahdollisimman selkeästi. Jos esimerkiksi vanhemmat maksavat luokkaretken omavastuuosuuksia, maksun viestiksi voidaan sopia: ”Luokkaretki – Maija Meikäläinen”
Myös tililtä lähtevät maksut kannattaa kirjata niin, että myöhemmin nähdään helposti, mihin raha on käytetty.
Mitä tapahtuu, kun rahastonhoitaja vaihtuu?
Luokan yhteinen kassa saattaa olla käytössä monta vuotta. Siksi kannattaa jo tiliä avattaessa kysyä pankilta, miten omistajuutta ja käyttöoikeuksia voidaan myöhemmin muuttaa.
Kun rahastonhoitaja vaihtuu, samalla kannattaa käydä läpi ainakin tilin saldo, avoimet maksut, tositteet ja käyttöoikeudet.
Vanhalle vastuuhenkilölle ei pidä jäädä tarpeettomia käyttöoikeuksia vain siksi, että niiden poistaminen unohtui.
Entä urheilujoukkueen pankkitili?
Tässä koululuokan ja urheilujoukkueen välillä on tärkeä ero.
Urheilujoukkue toimii yleensä rekisteröidyn urheiluseuran alaisuudessa. Joukkueen ei siksi kannata lähteä avaamaan omaa henkilökohtaisten henkilöiden nimissä olevaa tiliä ennen asian tarkistamista seuralta.
Seuralla voi olla esimerkiksi oma pankkitili ja joukkuekohtaiset kustannuspaikat tai erilliset joukkueiden tilit, joiden kautta kaikki joukkueen rahaliikenne hoidetaan.
Joukkueen ensimmäinen kysymys on siis:
“Miten meidän seurassamme joukkueen rahat kuuluu hoitaa?” Seuran talousohjeita tulee noudattaa myös silloin, kun joukkue kerää itse rahaa turnausmatkaa, pelimatkoja tai muuta yhteistä tavoitetta varten.
Käteinen, tilisiirrot ja MobilePay – miten maksut kannattaa hoitaa?
Varainhankinnassa rahaa voi tulla monesta suunnasta: tuotemyynnistä, myyjäisistä, tapahtumista, osallistumismaksuista ja joskus myös lahjoituksista tai yhteistyökumppaneilta. Mitä enemmän maksutapoja käytetään, sitä tärkeämpää on sopia etukäteen, miten rahat vastaanotetaan, kuka niitä seuraa ja miten maksut pystytään jälkikäteen yhdistämään oikeaan tapahtumaan tai myyntiin.
Hyvä perusperiaate on yksinkertainen: yhteisten rahojen pitäisi kulkea mahdollisimman selkeää reittiä ryhmän yhteiseen kassaan.
Tilisiirto on usein selkein vaihtoehto
Tilisiirto sopii hyvin esimerkiksi retken omavastuuosuuksiin, osallistumismaksuihin ja muihin ennalta sovittuihin maksuihin. Maksusta jää automaattisesti merkintä tilille, joten rahastonhoitajan on helppo tarkistaa, kuka on maksanut ja kuinka paljon.
Maksajille kannattaa antaa aina selkeä ohje siitä, mitä maksun viestikenttään kirjoitetaan.
Esimerkiksi:
Luokkaretki / Matti Meikäläinen
tai
Turnausmatka / Pelaajan nimi
Jos maksuja tulee paljon, kannattaa selvittää myös viitenumeroiden käyttöä. Niiden avulla maksujen seuranta voi olla huomattavasti helpompaa.
Entä MobilePay?
MobilePay on monelle tuttu ja nopea maksutapa, joten se voi tuntua luontevalta vaihtoehdolta esimerkiksi myyjäisissä, tapahtumissa ja tuotemyynnissä.
Ryhmän ei kuitenkaan kannata automaattisesti käyttää yhden vanhemman tai vastuuhenkilön henkilökohtaista MobilePayta yhteisten maksujen vastaanottamiseen. Henkilökohtaiset ja ryhmän rahat menevät silloin helposti sekaisin, ja myöhemmin voi olla hankalaa selvittää, mitkä maksut kuuluivat ryhmälle.
Koululuokan, joukkueen tai yhdistyksen kannattaa ensin selvittää, millainen MobilePay-ratkaisu kyseiseen toimintaan soveltuu, mitä se maksaa ja kenen nimissä palvelu voidaan ottaa käyttöön. Palvelut ja niiden ehdot voivat muuttua, joten ajantasaiset tiedot kannattaa tarkistaa suoraan MobilePaylta.
Urheilujoukkueen kannattaa jälleen tarkistaa asia omalta seuralta. Seuralla saattaa jo olla käytössä maksutapa tai maksupalvelu, jota joukkueiden kuuluu käyttää.
Käteinen toimii – mutta vaatii tarkkuutta
Käteistä tarvitaan edelleen esimerkiksi myyjäisissä, kirpputoreilla ja tapahtumissa. Sen käsittelyssä on kuitenkin enemmän muistettavaa kuin sähköisissä maksuissa.
Jos ryhmä vastaanottaa käteistä, kannattaa sopia etukäteen:
- kuka vastaa kassasta
- paljonko vaihtorahaa kassassa on alussa
- missä käteistä säilytetään tapahtuman aikana
- kuka laskee rahat tapahtuman päätyttyä
- miten summa kirjataan rahastonhoitajan seurantaan
- milloin rahat talletetaan ryhmän tilille.
Käteiskassa kannattaa laskea tapahtuman päättyessä mieluiten kahden henkilön läsnä ollessa. Samalla kirjataan ylös päivän myynti ja kassassa oleva summa.
Jokaisesta rahavirrasta pitäisi jäädä jälki
Rahastonhoitajan näkökulmasta tärkeintä ei lopulta ole se, maksoiko asiakas käteisellä, tilisiirrolla vai sähköisellä maksutavalla.
Tärkeintä on pystyä jälkikäteen selvittämään:
Mistä raha tuli?
Kuinka paljon sitä tuli?
Milloin se tuli?
Mihin tapahtumaan tai varainhankintaan se liittyi?
Liian monta maksutapaa voi tehdä seurannasta hankalaa
Asiakkaille olisi tietenkin mukavaa tarjota mahdollisimman monta maksutapaa, mutta ryhmän kannalta viisi eri rahavirtaa voivat tarkoittaa paljon ylimääräistä selvittelyä.
Jos osa maksaa käteisellä, osa MobilePayhin, osa toisen vanhemman tilille ja osa luokan yhteiselle tilille, rahastonhoitajan työ muuttuu nopeasti vaikeaksi.
Siksi kannattaa sopia muutama yhteinen maksutapa, joita kaikki käyttävät.
Urheilujoukkueissa seuran käytännöt ensin
Urheilujoukkueen rahaliikenne on yleensä osa seuran taloutta. Joukkueen ei siksi kannata ottaa uusia maksutapoja käyttöön omin päin.
Ennen esimerkiksi MobilePayn, maksupäätteen tai muun maksupalvelun käyttöönottoa kannattaa tarkistaa seuralta, mitä palveluita joukkue saa käyttää ja miten niiden kautta tulevat rahat kirjataan seuran talouteen.
Sama koskee käteismyyntiä ja joukkueen tilille tulevia maksuja: seuran talousohjeet menevät joukkueen omien käytäntöjen edelle.
Vältä yhteisten rahojen kierrättämistä henkilökohtaisten tilien kautta
Jos mahdollista, ryhmän varainhankinnan tuotot kannattaa ohjata suoraan sitä varten sovitulle tilille tai hyväksyttyyn maksupalveluun.
Jos yhteisiä rahoja kulkee jatkuvasti yksittäisten vanhempien henkilökohtaisten pankkitilien ja maksusovellusten kautta, seuranta vaikeutuu ja henkilökohtaiset sekä ryhmän varat sekoittuvat tarpeettomasti.
Mitä yksinkertaisempi rahojen kulku on, sitä helpompaa se on myös selittää muille:
Myynti → ryhmän hyväksytty maksutapa → yhteinen tili → kirjattu tapahtuma.
Miten vastuut kannattaa jakaa vanhempien kesken?
Varainhankinta toimii parhaiten silloin, kun kaikki ei ole yhden aktiivisen vanhemman harteilla. Yksi henkilö voi koordinoida kokonaisuutta, mutta käytännön tehtävät kannattaa jakaa useammalle ihmiselle jo toiminnan alussa.
Koululuokassa vastuuta voidaan jakaa vanhempien ja huoltajien kesken. Urheilujoukkueessa mukana voivat olla esimerkiksi joukkueenjohtaja, rahastonhoitaja, varainhankintavastaava ja pelaajien vanhemmat. Tehtävänimikkeillä ei ole suurta merkitystä – tärkeintä on, että jokainen tietää, mistä itse vastaa ja kuka hoitaa minkäkin asian.
Kaikkien ei tarvitse tehdä kaikkea
Varainhankinnassa on hyvin erilaisia tehtäviä. Yksi on hyvä organisoimaan, toinen pitää numeroista, kolmas tekee mielellään käytännön järjestelyjä ja neljäs osaa viestiä.
Tehtäviä kannattaa jakaa ihmisten kiinnostuksen ja osaamisen mukaan.
Esimerkiksi näin:
👤 Ryhmänvetäjä tai varainhankintavastaava
Pitää kokonaisuuden hallinnassa, huolehtii aikatauluista ja siitä, että sovitut asiat etenevät.
💰 Rahastonhoitaja
Seuraa tuloja ja menoja, säilyttää tositteet ja kertoo ryhmälle säännöllisesti rahatilanteesta.
📣 Viestintävastaava
Huolehtii muistutuksista ja tarvittavan tiedon välittämisestä vanhemmille, pelaajille tai muille osallistujille.
🛍️ Myynti- tai kampanjavastaava
Koordinoi esimerkiksi tuotemyyntiä, tilauksia ja tuotteiden jakamista.
🎪 Tapahtumavastaava
Ottaa vastuulleen myyjäisten, kirpputorin, kahvion tai muun tapahtuman käytännön järjestelyjä.
🚌 Retki- tai matkavastaava
Voi selvittää luokkaretken, leirikoulun tai turnausmatkan kuljetuksia, majoituksia, ruokailuja ja muita käytännön asioita.
Näitä kaikkia tehtäviä ei tietenkään tarvitse nimetä erikseen. Pienessä ryhmässä yksi henkilö voi hoitaa useampaa tehtävää ja suuressa ryhmässä yhden vastuualueen voi jakaa useammalle.
Jakakaa myös pienet tehtävät
Vastuun jakaminen ei tarkoita sitä, että jokaiselle pitäisi keksiä virallinen tehtävänimike.
Myyjäisiä varten voidaan tarvita esimerkiksi henkilöitä leipomaan, pystyttämään pöytiä, hoitamaan kassaa, tekemään mainoksia ja siivoamaan tapahtuman jälkeen. Luokkaretkeä varten joku voi pyytää bussitarjoukset ja toinen selvittää ryhmälippujen hinnat.
Pienikin tehtävä on osallistumista.
Kun tehtävät ovat riittävän pieniä ja selkeitä, niihin on myös helpompi lupautua.
Kirjoittakaa sovitut vastuut muistiin
Vanhempainillassa tai joukkuepalaverissa voidaan sopia paljon asioita, mutta muutaman kuukauden kuluttua muistikuvat voivat olla erilaisia.
Siksi riittää aivan yksinkertainen lista:
| Tehtävä | Vastuuhenkilö | Milloin? |
|---|---|---|
| Varainhankinnan koordinointi | Laura | koko kausi |
| Rahojen seuranta | Mika | koko kausi |
| Syksyn tuotemyynti | Anna | syyskuu |
| Joulumyyjäiset | Sari + Jukka | marraskuu |
| Bussitarjoukset | Pekka | tammikuu |
Näin kaikkien on helppo nähdä, mitä on sovittu.
Työmäärän ei tarvitse jakautua millintarkasti
Kaikilla perheillä ei ole samanlaisia mahdollisuuksia osallistua. Yhdellä on aikaa järjestää kokonainen tapahtuma, toinen pystyy auttamaan tunnin myyjäisissä ja kolmas voi osallistua lähinnä myymällä tuotteita.
Tavoitteena ei tarvitse olla täydellinen tasajako. Olennaisempaa on, ettei toiminta vuodesta toiseen nojaa samoihin muutamaan ihmiseen.
Myös elämäntilanteet muuttuvat. Vastuu, joka sopii yhdelle tänä vuonna, voi seuraavana vuonna sopia paremmin jollekin toiselle.
Vaihtakaa vastuuvuoroja
Jos varainhankinta jatkuu useamman vuoden tai kauden, kaikkien tehtävien ei tarvitse pysyä samoilla henkilöillä.
Syksyn myyntikampanjan voi vetää yksi vanhempi, kevään myyjäiset toinen. Seuraavana vuonna vastuuta voidaan kierrättää uudelleen.
Näin osaaminen leviää useammalle eikä toiminta pysähdy, jos yksi aktiivinen vastuuhenkilö jää pois.
💡 Yksi erittäin toimiva malli
Yksi koordinoi – yksi seuraa rahoja – muut jakavat käytännön tehtävät.
Kaikkien ei tarvitse osallistua samalla tavalla. Kun tehtävät ovat pieniä, selkeitä ja etukäteen sovittuja, osallistuminen on helpompaa eikä koko varainhankinta jää yhden ihmisen hoidettavaksi.
Urheilujoukkueessa tehtäviä on usein erityisen paljon
Urheilujoukkueessa varainhankinta kulkee muun toiminnan rinnalla. Samat vanhemmat saattavat jo kuljettaa pelaajia, hoitaa kioskeja, järjestää turnauksia ja auttaa ottelutapahtumissa.
Siksi varainhankintaa ei kannata automaattisesti lisätä esimerkiksi joukkueenjohtajan tehtävälistaan. Erillinen varainhankintavastaava tai pieni varainhankintatiimi voi olla erittäin toimiva ratkaisu.
Samalla kannattaa tarkistaa seuran omat käytännöt. Seuralla voi olla valmiiksi määriteltynä, kuka saa tehdä hankintoja, sopia yhteistyöstä, järjestää myyntiä tai käsitellä joukkueen varoja.
Entä koululuokassa?
Koululuokassa vanhempien järjestämä varainhankinta kannattaa pitää selkeästi vanhempien yhteisenä projektina. Opettajan kanssa voidaan sopia esimerkiksi retkeen, koulun tilojen käyttöön tai tiedottamiseen liittyvistä käytännöistä, mutta varainhankinnan organisointia ei kannata rakentaa yhden opettajan varaan.
Erityisesti useamman vuoden kestävää leirikouluvarainhankintaa varten pieni 2–4 vanhemman varainhankintatiimi voi olla hyvä ratkaisu. Tehtäviä voidaan silti jakaa tarpeen mukaan koko vanhempien ryhmälle.
Jaa tehtävät helposti valmiin pohjan avulla
Kaikkea ei tarvitse pitää muistissa. Tehtävienjakolistan avulla voitte sopia selkeästi, kuka vastaa mistäkin ja milloin tehtävä pitäisi hoitaa. Kun vastuut kirjataan heti ylös, tekeminen jakautuu tasaisemmin eikä sovittuja asioita tarvitse myöhemmin arvailla.
Kun ryhmän tilanne muuttuu – mitä yhteisille rahoille tapahtuu?
Varainhankintaa tehdään usein pitkällä aikavälillä. Koululuokka saattaa kerätä rahaa leirikouluun usean vuoden ajan, ja urheilujoukkue voi kartuttaa yhteistä kassaa turnausmatkoja, varusteita tai muuta toimintaa varten kaudesta toiseen. Matkan varrella ehtii tapahtua paljon.
Oppilas voi vaihtaa koulua, pelaaja lopettaa joukkueessa, ryhmään voi tulla uusia jäseniä tai koko ryhmän kokoonpano muuttua. Joskus suunniteltu retki, leirikoulu tai turnausmatka peruuntuu kokonaan. Silloin eteen tulee helposti kysymys: mitä jo kerätyille yhteisille rahoille tapahtuu?
Näitä tilanteita kannattaa miettiä jo ennen varainhankinnan aloittamista. Kun yhteiset pelisäännöt on sovittu ja kirjattu muistiin etukäteen, ratkaisuja ei tarvitse alkaa pohtia vasta siinä vaiheessa, kun kassassa on tuhansia euroja ja näkemykset rahojen käytöstä eroavat toisistaan.
Tässä osiossa käymme läpi tavallisimpia muutostilanteita: mitä tapahtuu yhteisille varoille, jos joku lähtee ryhmästä tai tulee uutena mukaan, ryhmä hajoaa, suunnitelmat muuttuvat tai yhteinen toiminta päättyy. Samalla tarkastelemme, voidaanko varainhankinnan tuottoa jakaa sen perusteella, kuinka paljon kukin oppilas tai pelaaja on itse myynyt.
Jos oppilas vaihtaa koulua
Luokan yhteisellä varainhankinnalla kerättyjä varoja ei kannata ajatella niin, että jokaisella oppilaalla olisi kassassa oma henkilökohtainen rahapussi.
Jos luokka esimerkiksi järjestää myyjäiset ja saa niistä 1 000 euroa, kyse on lähtökohtaisesti yhteiseen tarkoitukseen kerätystä rahasta, ei siitä, että tuotto pitäisi myöhemmin jakaa oppilaiden kesken sen perusteella, kuka myi eniten.
Tämä ajattelutapa sopii myös Opetushallituksen periaatteeseen: varainhankinta on vapaaehtoista, ja jokaisella oppilaalla tulee olla mahdollisuus osallistua opetussuunnitelman mukaiseen toimintaan riippumatta siitä, onko hän tai hänen huoltajansa osallistunut varojen keräämiseen.
Jos oppilas vaihtaa koulua kesken varainhankinnan, yhteisesti kerättyjen varojen automaattinen henkilökohtainen palauttaminen ei siksi ole hyvä lähtökohta.
Tilanne on kuitenkin erilainen, jos perhe on maksanut esimerkiksi tietyn, yksilöitävissä olevan maksun etukäteen. Tällaisesta maksusta ja sen mahdollisesta palauttamisesta kannattaa sopia erikseen.
Entä jos luokalle tulee uusi oppilas?
Sama periaate toimii myös toiseen suuntaan.
Jos luokka on kerännyt yhteistä kassaa jo kaksi vuotta ja luokalle tulee uusi oppilas, hänen ei lähtökohtaisesti pitäisi joutua “ostamaan itseään sisään” yhteiseen kassaan tai keräämään jälkikäteen samaa summaa kuin muut.
Varsinkin silloin, kun kyse on opetussuunnitelmaan kuuluvasta retkestä tai muusta koulun toiminnasta, oppilaiden yhdenvertainen osallistuminen on tärkeää. Opetushallituksen mukaan varainhankintaan osallistumattomuus ei saa estää oppilasta osallistumasta tällaiseen toimintaan.
Entä jos luokka jaetaan tai yhdistetään?
Jos luokkajako muuttuu, tilanne kannattaa ratkaista yhdessä huoltajien ja tarvittaessa koulun kanssa.
Olennaista on selvittää:
Mihin tarkoitukseen rahat alun perin kerättiin?
Voidaanko niitä edelleen käyttää tähän tarkoitukseen?
Ketkä muodostavat sen ryhmän, jonka hyväksi rahat kerättiin?
Onko varojen käytöstä sovittu jotakin jo varainhankintaa aloitettaessa?
Kaikkiin tilanteisiin sopivaa yhtä jakokaavaa ei ole järkevää yrittää keksiä etukäteen. Paljon tärkeämpää on, että päätös tehdään avoimesti ja dokumentoidaan.
Entä jos suunniteltu leirikoulu tai luokkaretki peruuntuu?
Tämä on ehkä kaikkein tärkein tilanne ennakoida.
Jos kassassa on esimerkiksi 4 500 euroa yhteisesti kerättyä rahaa ja leirikoulu peruuntuu kokonaan, pitäisi olla etukäteen sovittuna, mitä tällaisessa tilanteessa tehdään.
Mahdollisuutena voi tilanteesta ja varojen alkuperäisestä käyttötarkoituksesta riippuen olla esimerkiksi käyttää varat johonkin muuhun ryhmän yhteiseen toimintaan. Päätöstä ei kuitenkaan kannata tehdä yhden rahastonhoitajan tai ryhmänvetäjän toimesta, vaan yhdessä sovitulla tavalla.
Mitä tehdään kassalle, kun yhteinen toiminta päättyy?
Viimeistään viimeisen kouluvuoden aikana kannattaa suunnitella myös yhteisen kassan lopettaminen.
Ennen tilin sulkemista tarkistetaan:
paljonko rahaa on jäljellä → onko avoimia laskuja → onko kaikki sovitut menot maksettu → mitä mahdolliselle loppusaldolle tehdään → kuka sulkee tilin ja milloin.
Näin vuosien varainhankinnan jälkeen tilille ei jää pieniä summia roikkumaan vain siksi, ettei kukaan enää tiedä, mitä niille pitäisi tehdä.
🏃 Urheilujoukkueessa tilanne on erilainen
Urheilujoukkueessa kerätyt rahat liittyvät yleensä seuran talouteen. Jos pelaaja vaihtaa joukkuetta tai seuraa tai lopettaa harrastuksen, joukkueen kassasta ei pidä omin päin maksaa hänelle “hänen osuuttaan” varainhankinnasta.
Ratkaisevia ovat seuran säännöt, talousohjeet ja varojen omistusta koskevat käytännöt. Joukkueen kannattaa siis sopia tällaisista tilanteista seuran kanssa jo ennen varainhankinnan aloittamista.
Voidaanko varainhankinnan tuotto jakaa sen mukaan, kuinka paljon kukin myi?
Tämä kysymys nousee varainhankinnassa helposti esiin. Jos yksi oppilas tai pelaaja myy tuotteita 500 eurolla ja toinen 50 eurolla, saattaa tuntua luonnolliselta ajatella, että enemmän myyneen pitäisi saada myös suurempi osuus tuotosta omaa retkeään, leirikouluaan tai turnausmatkaansa varten.
Asia ei kuitenkaan ole aivan näin yksinkertainen. Koululuokan ja urheilujoukkueen yhteisessä varainhankinnassa turvallinen lähtökohta on, että yhteisesti kerätty tuotto käytetään yhteiseen tarkoitukseen eikä siitä muodosteta henkilökohtaisia myyntitilejä.
Koululuokassa varainhankinta on yhteistä
Opetushallituksen mukaan koulun opintokäyntejä, retkiä ja leirikouluja voidaan tukea oppilaiden ja huoltajien yhteisesti keräämillä varoilla. Varainhankintaan osallistumisen tulee olla vapaaehtoista, ja jokaisella oppilaalla pitää olla mahdollisuus osallistua opetussuunnitelman mukaiseen toimintaan riippumatta siitä, onko hän tai hänen huoltajansa osallistunut rahojen keräämiseen.
Tämän vuoksi koululuokan varainhankintaa ei kannata rakentaa mallilla:
Emma myi 300 € → Emman omaan matkakassaan 100 €
Elias myi 100 € → Eliaksen omaan matkakassaan 35 €
Selkeämpi periaate on:
Koko luokka myi tuotteita → luokka sai 2 000 € tuottoa → 2 000 € käytetään yhteiseen tavoitteeseen.
Yksittäisten oppilaiden myyntimääriä voidaan toki seurata esimerkiksi kampanjan etenemisen tai kannustamisen vuoksi, mutta se on eri asia kuin henkilökohtaisen rahallisen osuuden muodostaminen.
🏃 Urheilujoukkueessa verotus tuo asiaan vielä yhden tärkeän näkökulman
Urheilujoukkueiden kohdalla tästä on erittäin selkeä Verohallinnon ohje.
Varainhankinnasta saatu tulo voi olla joukkueen tuloa, kun se tulee yhteisesti koko joukkueen hyväksi eikä vain niiden jäsenten hyväksi, jotka ovat osallistuneet työhön tai myyntiin.
Verohallinto antaa tästä jopa juniorijoukkuetta koskevan esimerkin: pelaajat keräävät rahaa ulkomaan turnausmatkaa varten myymällä keksejä ja karkkeja. Kun kaikki saadut rahat käytetään koko joukkueen hyväksi riippumatta siitä, paljonko kukin on myynyt, pelaajille ei synny myynnin perusteella veronalaista etua.
Sen sijaan jos talkoisiin tai myyntiin osallistuminen antaa henkilölle esimerkiksi alennuksen hänen omasta kausi-, kilpailu- tai matkakustannuksestaan, tilanne voi muuttua verotuksessa. Verohallinnon mukaan tällainen henkilökohtainen alennus voi olla työn tehneen henkilön veronalaista työkorvausta.
Tämä on erittäin hyvä syy olla perustamatta joukkueessa henkilökohtaisia ”myyntipotteja” omin päin.
Entä jos joku myy paljon enemmän kuin muut?
Tämä on usein enemmän motivaatio- kuin rahakysymys.
On aivan ymmärrettävää, että paljon työtä tekevästä voi tuntua epäreilulta, jos kaikki hyötyvät lopputuloksesta yhtä lailla. Ratkaisuksi kannattaa kuitenkin mieluummin miettiä yhteisiä tavoitteita ja kannustimia kuin henkilökohtaisia eurotilejä.
Voidaan esimerkiksi seurata:
Tavoite 5 000 € → nyt kerätty 3 650 € → enää 1 350 € jäljellä.
Myyntikampanjaan voi myös liittyä erillisiä, etukäteen määriteltyjä kannustimia tai myyjäpalkintoja. Niiden mahdolliset vero- ja muut vaikutukset kannattaa kuitenkin tarkistaa järjestäjältä tai tarvittaessa asiantuntijalta.
Entä jos joku ei osallistu varainhankintaan lainkaan?
Koululuokassa varainhankintaan osallistuminen on vapaaehtoista. Opetushallitus sanoo tämän nimenomaisesti, eikä opetussuunnitelman mukaiseen toimintaan osallistumista saa tehdä riippuvaiseksi siitä, onko oppilas tai hänen huoltajansa osallistunut varojen keräämiseen.
Urheilujoukkueessa taas kannattaa noudattaa oman seuran sääntöjä ja talousohjeita. Joukkue ei saisi itse keksiä henkilökohtaisia hyvityksiä tai maksuhelpotuksia varainhankintaan osallistumisen perusteella tarkistamatta ensin niiden soveltuvuutta seuran käytäntöihin ja verotukseen.
Ajatelkaa yhteistä tavoitetta, ei henkilökohtaisia saldoja
Varainhankinnan perusidea on lopulta hyvin yksinkertainen:
25 oppilasta kerää yhdessä rahaa leirikouluun.
20 pelaajaa kerää yhdessä rahaa turnausmatkaan.
Joku myy enemmän, toinen vähemmän. Joku osallistuu myyjäisiin, toinen auttaa kuljetuksissa ja kolmas järjestää tapahtumaa. Kaikkien panosta ei edes pystytä muuttamaan oikeudenmukaisesti euroiksi.
Siksi yhteinen kassa on yleensä sekä selkein että helpoimmin hallittava ratkaisu.
💡 Hyvä periaate: Varainhankinnalla kerätty tuotto kuuluu yhteiseen tavoitteeseen. Älkää rakentako henkilökohtaisia ”myyntitilejä”, joissa jokaisen saama hyöty määräytyy suoraan hänen oman myyntinsä tai talkootyönsä perusteella.